“Om de toenemende werklast ook bij een groeiende klantenkring effectief te kunnen managen, hebben wij naadloze, IT-ondersteunde processen nodig”, legt procuratiehouder Andreas Kopp uit. Interne administratie, bestelling van materialen, om het beheren van magazijnvoorraden of service: alle tijdrovende processen moesten stap voor stap gedigitaliseerd worden. “Ons doel is een papierloos kantoor.”
We waren dan ook van plan om een mobiele tabletoplossing te introduceren die rechtstreeks communiceert met de centrale branche-oplossing. “Onze buitendienstmedewerkers hebben daardoor minder administratieve rompslomp en kunnen zich volledig op hun kerntaken concentreren.”
Sinds 2003 beheert Reif alle bedrijfsprocessen via esoffice – een ERP-branchesoftware speciaal voor installatatiebedrijven. De software omvat onder meer diepgaande functionaliteiten op het gebied van opdrachtaansturing en klantenbeheer. Nu was het zaak om de buitendienst met deze software te verbinden door middel van een mobiele oplossing.
“Het is wel degelijk mogelijk om een dergelijk project op grondstofbesparende en duurzame wijze op te zetten – zelfs voor kleinere, middelgrote bedrijven zoals wij”, aldus Andreas Kopp. Het is echter belangrijk een basisdoel voor ogen te houden, dat je via verschillende stappen kunt bereiken. De juiste softwarepartner voor de ondersteuning is net zo belangrijk. “Het was voor ons vanaf het begin duidelijk dat we voor de experts van es2000 zouden kiezen”, zegt Andreas Kopp.
Het project moest in elk geval snel afgerond worden. Het gewenste eindresultaat was een functionerende oplossing die zichzelf op termijn terugbetaalde. Reif koos daarom voor een begeleide introductie, die in totaal vijf trainingsdagen omvatte. Op voorhand werd het volledige projectproces met es2000 besproken. Tijdens deze gesprekken werd vervolgens al vrij snel duidelijk welke processen belangrijk zijn en hoe deze functioneel uitgevoerd kunnen worden. Hiervoor maakte het team van es2000 gedetailleerde processchetsen waarin precies stond welke informatie de app moest leveren, waar de gegevens hiervoor vandaan komen en op welke programmagebieden dit op de achtergrond invloed had.
Andreas Kopp vult aan: “Vanuit technisch oogpunt verliep alles naadloos en de rest kwamen we overeen via de gezamenlijke dialoog. De investering in een begeleide introductie heeft zich dus absoluut geloond.”
