Uitbreidingen voor de basismodule Service

Quotabeheer

Facturering van prepaid-diensten

Het uitgebreide quotabeheer ondersteunt u nóg beter bij uw dagelijkse dienstverleningen, want u hebt de beschikking over drie soorten quota: u kunt uw facturering baseren op de hoeveelheid, de artikelprijs of de werktijden. Uiteraard hebt u de mogelijkheid om de geldigheidsduur vast te leggen (ook voor toekomstige facturen). Als u een servicequotum na een bepaalde tijd wilt laten vervallen, dan kunt u deze periodes ook in het systeem vastleggen.

Onderhoudsopdrachten

Intelligent onderhoudsbeheer

Laat ons u het werk uit handen nemen, dan hoeft u de komende inspecties en onderhoud niet meer handmatig te bepalen. Door middel van onderhoudsbeheer kunt u inspectie- en onderhoudsopdrachten genereren op basis van de bestaande overeenkomsten en de daarin vermelde intervallen. In het beheer van inspectie- en onderhoudsopdrachten hebt u een overzicht van welke opdrachten al zijn afgerond en welke al gefactureerd kunnen worden.

Serviceopdrachten

Eenvoudig storingsbeheer

Het overzicht houden over binnenkomende storingsmeldingen kan best een uitdaging zijn. Met deze module kunt u alle binnenkomende storingsmeldingen of kleine bestellingen registreren en beheren. Zodra u de storingsmelding telefonisch ontvangt, wordt deze onmiddellijk geregistreerd met toewijzing van de klant en/of het systeem. Bij het aanmaken van reparatie-opdrachten kunt u aan elke opdracht direct een servicetechnicus toewijzen. Zo houdt u de voortgang van een opdracht voortdurend in de gaten en kunt u bij moeilijkheden zo snel mogelijk ingrijpen. Het materiaal dat nodig is voor een serviceopdracht kunt u via de serviceopdrachtverwerking rechtstreeks overbrengen naar de projectverwerking voor facturering. Zo hoeft u nooit gegevens dubbel in te voeren. Bovendien kunt u met het servicebeheersysteem niet alleen elke openstaande of nog niet gefactureerde opdracht volgen, maar wordt ook voor elk systeem een geschiedenis bijgehouden waarin de opdrachten gedocumenteerd worden.

Servicefacturen

Afzonderlijke facturering van serviceopdrachten

es2000 helpt u bij de facturering van een grote hoeveelheid serviceopdrachten. Zonder eerst een kostenberekening aan te hoeven maken, kunt u snel de werktijden en materialen factureren die voor een serviceopdracht zijn geboekt. Op basis van het werkverslag worden posten gegenereerd en toegevoegd aan een klantspecifiek rapport. Hiervoor dient een aparte opdracht gegeven te worden.

Helpdesk I

Meldingen bewerken met de helpdesk

De helpdesk ondersteunt u bij het registreren, classificeren, doorsturen en oplossen van aanvragen. De beschikbare middelen worden optimaal gebruikt om de aanvragen zo snel mogelijk te verwerken.

Aanvragen die u bijvoorbeeld telefonisch, via e-mail of middels een brief ontvangt, worden handmatig of automatisch aangemaakt als een servicecall. Daarna kan een reeks verschillende stappen nodig zijn om een probleem op te lossen. Als bepaalde vakkennis noodzakelijk blijkt te zijn, dan kan een servicecall aan een andere medewerker of een ander team worden overgedragen totdat het probleem is opgelost. Opdrachten kunnen aangemaakt worden in de vorm van vervolgopdrachten voor de medewerker zelf of voor collega’s.

Bij een servicecall kunnen direct serviceopdrachten aangemaakt worden. Daarnaast is het mogelijk om een willekeurig aantal notities, bestanden en contactvermeldingen toe te voegen aan de servicecall om de afzonderlijke stappen te documenteren.

Mogelijkheden om automatische e-mails te importeren:
Als de e-mail toegewezen kan worden aan een servicecall, dan wordt automatisch een contactpersoon aangemaakt voor deze servicecall. Vervolgens worden de gegevens van de e-mail overgebracht naar het record met contactgegevens. Alle andere binnenkomende e-mails worden opgeslagen en kunnen handmatig toegevoegd worden aan een servicecall onder “Open helpdesk-e-mails” of er wordt een nieuwe servicecall aangemaakt.

Helpdesk II

Trouble Ticket-systeem met escalatieniveaus en servicelevels

De helpdesk ondersteunt u bij het doorsturen en oplossen van aanvragen op basis van vastgestelde servicelevels. De beschikbare middelen worden optimaal gebruikt om de aanvragen binnen de overeengekomen tijdspanne te verwerken.

Aanvragen die u bijvoorbeeld telefonisch, via e-mail of middels een brief ontvangt, worden handmatig of automatisch aangemaakt als een servicecall. Daarna kan een reeks verschillende stappen nodig zijn om een probleem op te lossen. Daarbij wordt de resterende oplossingstijd bewaakt. Als bepaalde vakkennis noodzakelijk blijkt te zijn, dan kan een servicecall aan een andere medewerker of een ander team worden overgedragen totdat het probleem is opgelost. Opdrachten kunnen aangemaakt worden in de vorm van vervolgopdrachten voor de medewerker zelf of voor collega’s.

Bij een servicecall kunnen direct serviceopdrachten aangemaakt worden. Daarnaast is het mogelijk om een willekeurig aantal notities, bestanden en contactvermeldingen toe te voegen aan de servicecall om de afzonderlijke stappen te documenteren. Bovendien is er een escalatiesysteem en zijn er servicelevels voor systeemcomponenten. Ook kunt u de bijbehorende herinbedrijfstellingstijden definiëren. Daartoe kunt u aan de componenten van een systeem of een overeenkomst servicelevels toewijzen, die op hun beurt de heringebruiknemingstermijnen regelen. Om ervoor te zorgen dat de overeengekomen oplossingstijd wordt gehaald, worden escalatiepunten gedefinieerd die meldingen in de vorm van esMessages of e-mails triggeren.

Mogelijkheden om automatische e-mails te importeren:
Als de e-mail toegewezen kan worden aan een servicecall, dan wordt automatisch een contactpersoon aangemaakt voor deze servicecall. Vervolgens worden de gegevens van de e-mail overgebracht naar het record met contactgegevens. Alle andere binnenkomende e-mails worden opgeslagen en kunnen handmatig toegevoegd worden aan een servicecall onder “Open helpdesk-e-mails” of er wordt een nieuwe servicecall aangemaakt.

Leveranciersovereenkomsten

Leveranciersovereenkomsten en toewijzing van overeenkomsten

Beheer uw leveranciersovereenkomsten eenvoudig digitaal. Hierbij kunt u overeenkomsten met klanten en leveranciersovereenkomsten aan elkaar koppelen. De componenten kunt u rechtstreeks vanuit de opdracht of handmatig vanuit de artikelstamgegevens toevoegen.

• Leveranciersovereenkomsten bestellen
• Verlenging van leveranciersovereenkomsten met herinnering
• Looptijdinformatie

Reserveonderdeelbeheer

Met datagestuurd, voorspellend onderhoud kunt u gemakkelijker storingen aan systemen en onnodige onderhoudsmaatregelen voorkomen. Registreer direct wat u bij de volgende onderhoudsbeurt moet vervangen en noteer belangrijke informatie, zoals merk en productkenmerken.

Er is voor de esmobile-app een desbetreffende uitbreiding beschikbaar (esmobile reserveonderdelenbeheer).